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如何解决会议室被放鸽子的问题?_捷易智能办公


明智地利用空间有很多好处。

我们都曾见过这样的现象:许多部门或者员工争先恐后地在走廊上寻找一个免费的智能会议室。当您最终找到一个空房间时,由于发现该智能会议室已被预约,您是否内心希望预约这个智能会议室的人不会出现?或者还是继续寻找可用的会议室

在大多数大型办公室中,常见的现象就是“会议室被放鸽子”:即预订智能会议室但由于某种原因未使用会议室据调查这种现象出现的平均水平30%-35%也就是说,所有预订的智能会议室中有三分之一其实并未被利用

这些已预订但未使用的智能会议室不仅加剧了办公空间的拥挤程度,而且还阻碍了员工的工作计划,从而降低了办公室的利用率并最终降低了组织的生产率。

当然,有问题,就有解决的办法。

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1.
打击智能会议室放鸽子

 

解决这种问题的方法有几种。一种较常见的方法是使用智能会议室显示器,即可以显示预订状态的平板电脑式触摸屏,安装在智能会议室外面。当预订房间的人到达时,他或她在平板电脑上通过人脸识别门禁系统智能签到以确认他们的预订。

如果预订会议室的人在一定时间无法签到(行业标准是15分钟),则该次预定将被取消,此会议室现在可供其他人免费使用。

这种解决方案可能在某种程度上缓解了拥堵,但是事实证明,这是次优的解决方案。我们来分析一下,现在,会议室确实被释放了,但是这个会议室的可用时间只剩45分钟了(如果按照一个小时预定的时间算)那么那些在15分钟之前正在寻找房间的人呢?由于当时没有可用的房间,他们放弃了并改期了。

释放空间是朝正确方向迈出的一步,但智能会议室只有在其他人实际使用时才能实现真正的价值。

 

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2.
十五分钟前,十五分钟后

 

如果那个
会议室是在下午2点前15分钟而不是15分钟后释放了,会是什么样的情况

房间的总可用性将是60分钟而不是45分钟。但更重要的是,自从它提前15分钟释放出来,正当寻找下午2点会议室的压力达到顶峰时,会有更多的人有机会及时保留它。我们称此为早期取消法。

提前取消的法则房间越早释放,实际使用该房间的机会就越高。

这就是我们努力的目标-尽早释放会议室空间。理想情况下,会议开始不得迟于15分钟释放房间。

我们的方法是聪明地利用可用数据来预测,识别和终止“会议室被放鸽子”事件。也就是说,不仅要检测到这种事件发生的可能性,还要了解为什么会出现这种事件并阻止它们。

 

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3.根据时间
预测

 

为了说明如何将数据用于预测未来的未出现状态,让我们看一个简单的示例。

小明正在深圳出差,但在深圳以外的北京办公室中经常性地预订房间。由于这个房间很可能不会被他使用,因此我们可以提示并向小明推送消息,是否要取消预订。轻按他的智能手机,即可释放北京办公室的房间。

听起来很不可思议,但由于时差出现预定会议室而无法使用是“会议室被放鸽子”发生的常见原因。上面的示例说明了预测未出现的最基本的方法之一-测量预定人员智能会议室之间的距离。

测量到智能会议室的距离是预测会议室是否会被放鸽子的一种方法。但是对于不同的情况,还有其他更复杂的方法来衡量是否能够使用智能会议室

4.巧妙利用手头的数据

关键是让智能办公系统了解用户的位置。在上面的示例中,背景是理解小明实际上距离与智能会议室是2000多公里,并且可能无法及时到达。在普通的办公环境中,可以通过了解特定用户的位置来做出其他推断。

5.使用我们的智能办公解决方案

捷易智能办公特别擅长于此,使用我们自己专有的室内定位技术,可以准确地判断您当前所在的位置很好地预测您的情况。你在哪个办公室 什么楼层 个楼层哪个房间?有了这些信息,捷易智能办公可以对您是否可能使用预约的智能会议室做出合理的猜测。

我们的观念是,“会议室被放鸽子”不是建筑问题,也不是智能会议室的问题,归根到底,这是流程设计的问题,是人员问题。我们不能只专注于空间,仅仅解决了空间的智能化控制远远谈不上智能,智能办公解决方案的关键是对最终用户当下所处情况的理解。您身在何处,可能还有哪些其他预订(例如重复预订),是否有会议可能要推迟到很晚等等都是例子。捷易智能办公相比其他智能办公解决方案,能够预测可能未被利用的空间信息不仅可以检测到未出现的情况,还可以防止它们发生。

 

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