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当办公室被超额预订和不够使用该怎么办?_捷易智能办公

从理论上讲,办公室应该有足够的空间容纳每个人,但实际上经常会空间不足的问题。提供恰到好处的空间可能是一个挑战,无论是大型办公室还是小型办公室,提供恰到好处的空间可能是一个挑战各种规模的公司员工普遍关心的是需要更多的空间。

 

研究表明,所有预订的办公空间中有很大一部分(约30%)是未被利用的。有人预订了房间,出于某种原因决定不使用它,但忘记了取消预订,出现了会议室被放鸽子”的现象,虽然这对于预定者来说没有任何后果但是对于其他所有人,结果是减少了一个选择余地。这种行为造成人为的可用空间短缺

 

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1.
人为造成的可用空间短缺

 

在办公室的某个楼层上,有19个可被预订的智能会议室。目前,其中14个已被预订,剩下5个可用。但是,由于出现了“会议室被放鸽子”,因此实际上仅使用了14个中的10个。由于这种人为因素,寻找房间的员工只有5个房间可供选择,而实际上是有9个可用的智能会议室。

对于办公室的工作人员来说,会议室似乎总是供不应求。但是,这仅仅是人为的可用空间短缺。实际上,由于会议室被放鸽子,可用会议室的数量远远超过了看起来的数量。

 

这种情况比人们想象普遍得多。正如许多受访者所证明的那样,在这种情况下,员工往往倾向于定期预订一个智能会议室,以防万一。因此,这意味着其他人可以选择的房间更少,这意味着更多的可被利用的会议室被无效占用了。

 

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2.如何打破这种负面螺旋?

 

是否有可能打破这种负面螺旋?我们相信,采用正确的方法可以做到。

通过识别会议室被放鸽子现象,最好在发生之前,被预定的会议室可以及时释放供他人使用。通过测量用户位置以及其他数据源,可以估计这种现象发生的可能性。借助这些信息,可以主动解决未出现的问题,从而减少人为造成的办公空间短缺。

出于同样的原因,识别潜在的行为,例如,经常取消的重复会议,以及鼓励员工释更好地使用智能办公室,也将缓解会议室短缺的情况,从而从一开始就减少了会议室被放鸽子的情况发生

 

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