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如何通过智能解决方案解锁更多办公空间_深圳捷易

缺乏会议室是大型办公室的经常遇到的问题。智能办公解决方案可以通过提高可用性和利用率来改善空间不足等情况。

 

研究表明,会议室的平均占用率低于50%。根据我们在大型办公室中的客户,这样的会议室利用水平很常见

这就是问题的核心:随着现实世界中环境的变化,日历中的会议安排并不像预先计划的那样完全一致。在上述情况下,由于某种原因,空间变得“可用”,但是日历系统中的原始预订妨碍了会议室空间的实际使用。会议室是空的,却没有发挥出它应有的价值

您可以说该会议室锁定。房间是否有人都没关系,因为它仍然保留着,因此仍然会被其他人使用。

平均8个小时的办公时间中,办公室的实际使用时间是多少?

 

一个难以置信的数字:真正的使用率仅为56%。更重要的是,当天余下的44%会议室被名义上占用了,导致几乎没有人可以使用它。

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1. 
解锁办公室空间

 

捷易科技智能办公可通过多种方式帮助您释放办公室空间。最常见的两种方法是在用户不再在会议室中时释放会议室,以及在取消会议之前释放会议室。让我们来详细说明一下

很多时候,会议结束时间比预期的要早,员工通常会急着去做下一件事,会议室还在预订状态可能是他们心中的最后一件事,经常被遗忘的事。

使用捷易智能办公,如果人体红外感应器检测到参会人员离开了会议室,他或她会收到智能办公app的友好提醒。通过推送通知,用户仅需单击一下便能释放会议室,使其可供其他人使用。

释放会议室空间并提高办公室整体可用性的另一种方法是智能会议提醒。工作现场的智能会议控制系统在会议召开前15分钟向组织者发送提醒。从推送通知中,用户可以找到会议的向导或释放会议室的预订。

此功能非常适合偶尔被推迟的定期会议或其他临时决定不举行的会议。轻按智能手机,即可将会议室及时提供给其他人。

借助智能会议控制系统,原本在锁定状态下的会议室空间都可以解锁。当空间提前解锁时,其他人使用房间的可能性就会增加。

越提前释放越好,这是最优方案,但是在会议开始后释放也可以,虽然这做起来更加容易,但不是最佳选择。

重要的是要记住,所有这些的最终目标不仅是释放空间目标是提高智能会议室的利用率。解锁空间只是第一步,第二步是加大使用现已解锁的空间。

 

为此,捷易科技开发了智能办公解决方案,以尽可能轻松地查找和预订旅途中的办公空间最快的方法是从智能手机锁定屏幕只需向右滑动,用户即可毫不费力地查看最近可用的会议室列表,并在几秒钟内完成预订。

总而言之,大量会议室同时存在被超额预订以及未充分利用的问题。您在日历中看到的会议安排很少能反映现实。通过使用智能办公技术来释放空间,会议室日历将更加接近真实使用情况。除了提高可用性之外,捷易科技还为所有员工提供了几种简单的方法来查找和保留附近的可用空间,从而使您可以更快,更轻松地获得会议室。这样做的最终结果是为员工提供了更好的办公空间,并提高了办公资源的利用率。

 

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