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大、中、小型智能会议管理系统设计方案_如何实现会议智能化管理?_深圳捷易

  • 来源:捷易科技
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  • 2020.01.03

传统的以纸质文件为中心的会议组织方式不仅耗费了大量的人力、物力、财力,而且存在效率低、时效差、易出错等问题,会议材料易泄露、难销毁等弊端,而智能会议管理系统恰好能解决传统会议模式这些固有的顽疾。智能会议系统将多种信息化技术融入会议各个环节、贯穿会议全过程,有效提升会议的组织效率,增强了用户体验。

 

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1.
智能会议管理系统现状

 

目前,国内智能会议管理系统大部分都是基于互联网的租赁产品,通常都不支持局域网环境,软件只有会中的管理功能,智能会议产品没有覆盖会议的全过程的管理,因此需要开发一套涵盖会前准备、会中控制、会后归档全过程智能会议管理系统,以满足企业对会议智能化管理的需要。

 

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2.
智能会议管理系统的设计目标

 

智能会议管理系统设计目标是采用物联网技术、计算机应用技术、网络通信技术、无线通信技术、移动互联网技术等现代信息技术开发建设一套功能强大、适应广泛、配置灵活、安全可靠的智能会议管理系统。

 

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3.
智能会议系统软件设计

 

智能会议管理系统主要包括基础管理、会前管理、会中管理、会后管理、第三方接口管理等功能。

 

基础管理:支撑系统框架的基础功能模块,包括组织机构、用户、权限、日志及会议资源等。

 

会前管理:完成各类会议、议题的在线申报,运用信息化手段进行会议汇总并生成会议安排表、议题汇总表,嵌入短信推送模块定时提醒参会人超前谋划次周会议及上会审议事项,制定会议议程,完成审核后的发言资料上传,制作排位,短信或邮件发送会议通知。

 

会中管理:完成会议过程的无纸化管理。包括会议资料的管理、中控集中控制、会议签到、屏幕共享、同步播放、会议文档批注、 决议投票、任务督办、会议服务等。

 

会后管理:完成会议相关文档及视频、音频资料的上传归档、查阅及会议各类信息的统计。具体功能包括签到统计,会议信息统计,资料归档等功能。

 

4.智能会议管理应用效果

 

捷易科技研发的智能会议管理系统两年前在某企业中心会议室进行了部署实施,通过一年时间的系统运行验证,应用效果明显,会议平均组织周期由原来的三天缩短为半天;会议召开过程实现自动化和智能化,增强了用户体验度,提升会议召开效率;召开会议不再印刷和销毁会议材料,有效节约了大量的人力、财力成本。

 

捷易科技结合物联网技术、软件开发技术将某公司会议的会前、会中、会后完整会议流程进行了整合,首次建成了一套环保、节能、高效、多功能一体化的智能会议管理平台,适合大、中、小各类型会议室,能够帮助各大企业升级改造智能化会议系统,欢迎广大客户前来合作。

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